Hướng dẫn lựa chọn mua phần mềm kế toán tốt

Lựa chọn một phần mềm kế toán đúng với yêu cầu của doanh nghiệp chẳng phải dễ dàng, đây cũng là vấn đề mà nhiều kế toán viên băn khoăn khi chuẩn bị mua một phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình.

Có rất nhiều tiêu chí để lựa chọn một phần mềm kế toán nhưng quan trọng là tiêu chí nào phù hợp với quy mô, nguồn nhân lực, kinh phí đầu tư, … của công ty bạn hay không mới là quan trọng.

Sau đây CNS tổng hợp một số tiêu chí giúp các bạn tham khảo trước khi tìm đến các công ty cung cấp phần mềm kế toán.

Lựa chọn phần mềm kế toán tốt
Lựa chọn phần mềm kế toán tốt
  • Lựa chọn phù hợp với quy mô và mức độ sử dụng: Đối với các công ty nhỏ, theo kinh nghiệm của CNS , các phân mềm kế toán quá phức tạp, tốn kém thường chưa hẳn đã phù hợp. Các bạn có thể cân nhắc dùng phần mềm gọn nhẹ hoặc thậm chí là một bản miễn phí nếu như đơn vị bạn thấy nhu cầu như vậy là hợp lý. Tuy nhiên phần mềm đơn giản cũng có nhiều hạn chế như không cung cấp một số chức năng quản trị như kiểm soát dòng nợ, tiền…đó cũng là 1 hạn chế và là ưu điểm của các phần mềm cao cấp.
  • Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín: Hiện nay có khá nhiều công ty phần mềm kế toán , việc lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán nào thực sự là 1 vấn đề khó khăn đối với doanh nghiệp. Trước những sự lựa chọn ấy, các công ty nên lựa chọn cho mình những công ty phần mềm kế toán uy tín trên thị trường về chất lượng sản phẩm và đặc biệt là dịch vụ sau bán hàng, điều này sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả, sản phẩm mang lại lợi ích cao.
  • Xác định nhu cầu quản lý: Trước tiên bạn cần phải hiều được những vấn đề, các sự vướng mắc của doanh nghiệp bạn từ đó hãy xem xem phần mềm kế toán mà bạn dự định lựa chọn có đáp ứng và giải quyết được các vấn đề và vướng mắc đó không nhé.
  • Cân nhắc xem liệu doanh nghiệp của bạn có nhất thiết phải mua 1 phần mềm kế toán không? Một phần mềm kế toán giá có thể khoảng cả chục triệu đồng, tất nhiên nếu khi doanh nghiệp bạn thực sự cần thì việc chi số tiền đó để đổi lại những lợi ích giúp doanh nghiệp bạn có thể lên tới nhiều lần số đó, tuy nhiên đôi khi một phần mềm kế toán miễn phí cũng có thể là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp bạn đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn và doanh nghiệp cỡ nhỏ.

Các bạn có thể tham khảo phần mềm kế toán miễn phí CNS tại http://cnsvietnam.com/download/phan-mem-ke-toan-mien-phi.html

  • Xác định ngành nghề kinh doanh để chọn phần mềm kế toán chuyên ngành phù hợp: CNS khuyên bạn nên lựa chọn phần mềm kế toán chuyên ngành đó, có thể phí đắt hơn chút nhưng CNS chắc chắn rằng nó có thể xử lý các nhu cầu cụ thể của lĩnh vực kinh doanh từ đó đem lại lợi ích không nhỏ trở lại cho doanh nghiệp của bạn.
  • Dịch vụ sau bán hàng tốt: Một phần hết sức quan trong khi lựa chọn một phần mềm kế toán là các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của doanh nghiệp cung cấp phần mềm kế toán, một phần mềm kế toán toàn diện cần tư vấn chuyên nghiệp để hỗ trợ trong nhiều trường hợp có thể nảy sinh.
  • Tham khảo ý kiến cộng đồng kế toán: Các bạn nên tìm kiếm cho các khuyến nghị và ý kiến khách quan từ những người dùng chuyên nghiệp, chuyên gia tư vấn và kế toán..( có thể đó chính là kế toán của bạn luôn bạn nhé).
  • Dễ sử dụng: Đây cũng là một yếu tố quan trọng, chẳng ai thích một phần mềm kế toán mà nhân viên kế toán lại phải mò mẫm sử dụng quá nhiều.
  • Tiện ích của phần mềm: Tính năng  đặc biệt chú ý tới các tính năng giá trị gia tăng, các tính năng tích hợp cho phần mềm kế toán mà bạn định lựa chọn.
  • Hướng dẫn sử dụng: Đào tạo kế toán về mản hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán cũng là điều hết sức cần thiết, tất nhiên vẫn biết là phải mất thời gian làm quen nhưng nó càng nhanh, càng chuẩn thì sẽ càng tốt cho doanh nghiệp của bạn.

 

Lựa chọn phần mềm kế toán chuẩn
Lựa chọn phần mềm kế toán chuẩn

Từ những tiêu chí trên chúng tôi gợi ý cho bạn các bước thực hiện như sau:

Xây dựng quy trình trình lựa chọn phần mềm kế toán:

1. Xác định các động cơ đầu tư: Tại sao, cái gì, khi nào, ai và như thế nào.
2. Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn: Đội ngũ, phương pháp, công cụ.
3. Xây dựng tài liệu mời thầu
4. Xây dựng các ví dụ kiểm tra
5. Lựa chọn nhà cung cấp.

Bước 1: Xác định động cơ đầu tư cho hệ thống phần mềm kế toán.

Để xác định được động cơ đầu tư của bạn, hãy trả lời các câu hỏi sau:

  • Tại sao chúng ta lại làm việc này?
  • Khoảng bao nhiêu tiền chúng ta sẽ phải đầu tư?
  • Khi nào chúng ta sẽ bắt đầu quá trình lựa chọn?
  • Những lợi ích gì chúng ta mong muốn từ hệ thống mới?
  • Những ai sẽ bị tác động bởi hệ thống mới?
  • Quá trình lựa chọn sẽ được quản lý như thế nào?

Đó là những bước quan trọng mà bạn cần trả lời để xác định đầu tư bạn nhé.

Bước 2: Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn

Đội đề án, phương pháp lựa chọn, công cụ quản lý là cơ sở cho quá trình lựa chọn của bạn cho hệ thống phần mềm kế toán bạn nhé..

Bước 3:  Các bạn sẽ tiến hành xây dựng tài liệu mời thầu

Ở bước này chúng ta sẽ tiến hành xác định các nhà thầu cung cấp phần mềm uy tín, trước đầu tiên ta có thể tham khảo trên mạng và tìm hiểu thông tin cũng như liên hệ bạn nhé..Về phần tài liệu mời thàu nên vừa phải, không nền dài quá chỉ nên giới hạn cho các nhà cung ứng phần mềm trả lời trong vài tiếng là đủ.

Thường nó có các dang mục như:

1. Giới thiệu về đề án
2. Yêu cầu về công nghệ
3. Yêu cầu chung về các phần hành nghiệp vụ
4. Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù
5. Các yêu cầu về triển khai thực hiện
6. Bảng giá

Mỗi mục này thường không được quá một trang giấy.

Bước 5: Lựa chọn nhà cung cấp

Bước tiếp theo ta hãy làm bảng so sánh các sản phẩm phần mềm kế toán của nhà cung cấp. Ta cũng nên tham khảo các khách hàng đã sử dụng phần mềm của nhà cung cấp này để tham khảo thêm.

Các câu hỏi cần phải chuẩn bị là:

– Điểm hay nhất của phần mềm kế toán này là gì? Điểm gì không đạt yêu cầu?
– Các chức năng x, y, z có đáp ứng được yêu cầu không?
– Việc hỗ trợ như thế nào? Trong bao lâu thì có hỗ trợ sau khi có thông báo? Cán bộ hỗ trợ có đáp ứng được yêu cầu không?
– Khi áp dụng chương trình có phải nâng cấp phần cứng không?…

Dựa trên các bảng đánh giá và kiểm tra tại các khách hàng ta có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu của doanh nghiệp.

Chúc các bạn thành công.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 8.0/10 (1 vote cast)
Hướng dẫn lựa chọn mua phần mềm kế toán tốt, 8.0 out of 10 based on 1 rating
(Lượt xem 181, + 1)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *